Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 — wniosek, terminy i zasady po zmianie przepisów

Co to jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne osób pracujących. Kierunek pomocy jest tu odwrotny niż w większości instrumentów urzędu pracy: nie chodzi o osobę bez pracy, a o utrzymanie zatrudnienia przez podnoszenie kwalifikacji. Dlatego wniosek składa podmiot zatrudniający lub prowadzący działalność, a nie sam uczestnik szkolenia.

Środki nie są przyznawane centralnie. Każdy powiat dysponuje limitem na dany rok, a decyzje podejmuje starosta w naborach ogłaszanych lokalnie. To ma praktyczny skutek: dwie identyczne firmy w dwóch powiatach mogą otrzymać różne odpowiedzi na ten sam wniosek, bo różnią się priorytety w ogłoszeniu i stan środków.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — dla kogo od 1 stycznia 2026 roku

Krąg uprawnionych obejmuje pracodawców zatrudniających pracowników, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Sami pracownicy również są adresatami wsparcia, ale wniosek składa za nich podmiot zatrudniający.

Poziom dofinansowania zależy od wielkości podmiotu: do 90% kosztów dla mikroprzedsiębiorstw i podmiotów niezatrudniających pracowników oraz do 70% kosztów dla podmiotów innych niż mikroprzedsiębiorstwa. Niezależnie od tego na jednego uczestnika przypada nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. Kwoty w złotych nie podajemy celowo — wynikają z aktualnego przeciętnego wynagrodzenia i z ogłoszenia naboru, a nie z naszego szacunku.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — jednoosobowa działalność gospodarcza i umowy cywilnoprawne

To zmiana, która najbardziej poszerza dostęp do programu. Przed 2026 rokiem KFS był instrumentem dla pracodawców: podmiot, który nie zatrudniał nikogo na umowę o pracę, nie mógł z niego skorzystać, choć płacił składki. Od 1 stycznia 2026 roku ze środków KFS mogą korzystać także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jednoosobowa działalność bez pracowników trafia przy tym do korzystniejszej grupy — z dofinansowaniem do 90% kosztów, tak jak mikroprzedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak automatycznego przyznania środków: wniosek nadal musi mieścić się w priorytetach i w limicie powiatu. Szczegółowe warunki dla samozatrudnionych określa ogłoszenie naboru danego urzędu, dlatego zaczynamy zawsze od jego przeczytania, a nie od wyboru szkolenia.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — jakie szkolenia można sfinansować

Program nie jest przypisany do jednej branży ani do jednego typu kursu. Finansowane są szkolenia, a obok nich także inne formy kształcenia ustawicznego, o czym niżej. Ograniczeniem nie jest temat sam w sobie, a jego zgodność z priorytetami obowiązującymi w naborze i uzasadnienie potrzeby kształcenia, które trzeba opisać we wniosku.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — lista szkoleń, której nie ma

Nie istnieje urzędowy katalog kursów dopuszczonych do finansowania — i to jedna z najczęstszych pomyłek wnioskodawców. Zamiast listy tematów są dwa filtry: priorytety na dany rok oraz warunki z ogłoszenia naboru. Dopiero po nich patrzy się na ofertę, a nie odwrotnie.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — szkolenia tylko z Bazy Usług Rozwojowych

Od 1 stycznia 2026 roku szkolenia finansowane z Funduszu Pracy, w tym ze środków KFS, mogą realizować wyłącznie instytucje wpisane do Bazy Usług Rozwojowych. Dotychczasowy Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) został zamknięty z końcem 2025 roku, a wpisy z niego nie zostały przeniesione do BUR automatycznie. W praktyce oznacza to jedno sprawdzenie, które trzeba wykonać przed podpisaniem umowy szkoleniowej: czy wybrana instytucja ma aktualny wpis w BUR. Bez wpisu urząd nie rozliczy wydatku, nawet gdy szkolenie faktycznie się odbyło.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — studia podyplomowe, egzaminy i badania

Poza kursami finansowane są studia podyplomowe, egzaminy potwierdzające nabycie umiejętności, uprawnień lub kwalifikacji, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia albo pracy po jego zakończeniu, a także ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z udziałem w kształceniu. To istotne przy dłuższych ścieżkach: same studia podyplomowe bywają tańsze niż komplet kursów dających te same uprawnienia.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 — prawo jazdy i kursy uprawnieniowe

Zapytanie „Krajowy Fundusz Szkoleniowy prawo jazdy” pojawia się głównie w firmach transportowych i budowlanych, gdzie brak uprawnień blokuje zatrudnienie. Uczciwa odpowiedź jest ostrożna: w oficjalnych wykazach form kształcenia ustawicznego wymienione są kursy, studia podyplomowe i egzaminy — bez wyliczania konkretnych kategorii prawa jazdy. Nie znaleźliśmy urzędowego dokumentu, który wprost potwierdzałby lub wykluczał kurs prawa jazdy jako wydatek kwalifikowalny w KFS.

Dlatego nie zapewniamy, że taki kurs zostanie sfinansowany. Rozstrzyga ogłoszenie naboru w Twoim urzędzie i to, czy kurs mieści się w priorytetach — a od 2026 roku dodatkowo, czy prowadzi go instytucja wpisana do BUR. Zanim zapłacisz za kurs, zapytaj urząd o kwalifikowalność tego konkretnego wydatku i poproś o odpowiedź na piśmie. Konsekwencje błędnego założenia ponosi wnioskodawca, nie ośrodek szkolenia.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — fizjoterapia i sektor usług zdrowotnych

Wśród priorytetów na 2026 rok znalazło się wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych. Dla gabinetów fizjoterapii, placówek opiekuńczych i firm świadczących usługi opieki to argument, który wpisuje się wprost w priorytet — a uzasadnienie wniosku zbudowane wokół brzmienia priorytetu jest mocniejsze niż opis samego kursu.

Dochodzi drugi powód, dla którego ta grupa zyskała w 2026 roku: wiele gabinetów fizjoterapii działa jako jednoosobowa działalność bez pracowników, więc do tej pory była poza programem. Po zmianie przepisów może wnioskować — z dofinansowaniem do 90% kosztów.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — wytyczne i priorytety na 2026 rok

Priorytety wydatkowania środków ustala minister po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy. Na 2026 rok wyznaczono cztery priorytety podstawowe:

1. poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy
2. wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie — w powiecie lub w województwie
3. wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, sztucznej inteligencji oraz tak zwanych umiejętności zielonych
4. wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych

Obok priorytetów krajowych obowiązują priorytety regionalne, ustalane dla województwa, a część powiatów dopisuje własne warunki w ogłoszeniu naboru. Dlatego nie publikujemy jednej listy „wytycznych KFS” obowiązującej wszędzie: dokumentem rozstrzygającym jest ogłoszenie Twojego urzędu, a nie zestawienie ogólnopolskie.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — wniosek krok po kroku

1. Znajdź ogłoszenie naboru w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy i przeczytaj je przed wyborem szkolenia — to ono, a nie ogólne opracowania, określa warunki i termin.
2. Sprawdź, w który priorytet wpisuje się planowane kształcenie, i zapisz to własnymi słowami. Uzasadnienie potrzeby kształcenia jest częścią wniosku, a nie formalnością.
3. Wybierz instytucję z aktualnym wpisem do Bazy Usług Rozwojowych i zebierz jej ofertę wraz z kosztami jednostkowymi.
4. Policz wkład własny: co najmniej 10% kosztów przy mikroprzedsiębiorstwie lub podmiocie bez pracowników i co najmniej 30% w pozostałych przypadkach, przy limicie 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika.
5. Złóż wniosek w terminie z ogłoszenia. Po decyzji podpisuje się umowę, realizuje kształcenie i dopiero potem rozlicza wydatki — zakup przed umową nie jest finansowany.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — jak uzyskać dofinansowanie bez najczęstszych błędów

Trzy pomyłki powtarzają się najczęściej: opłacenie szkolenia przed podpisaniem umowy z urzędem, wybór instytucji bez wpisu w BUR oraz uzasadnienie napisane pod ofertę firmy szkoleniowej, a nie pod priorytet z ogłoszenia. Każda z nich kończy się odmową albo koniecznością zwrotu środków — i każdej da się uniknąć na etapie czytania ogłoszenia.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 — terminy naborów

Nie podajemy daty naboru, bo nie istnieje jedna data dla całej Polski. Nabór organizuje starosta i ogłasza go elektronicznie na stronie urzędu, wskazując termin składania wniosków oraz priorytety obowiązujące w tym naborze. Terminy bywają krótkie — kilka dni roboczych — a środki w powiecie kończą się przed końcem roku.

Praktyczny wniosek: zamiast szukać „terminów KFS 2026” w zestawieniach, ustaw powiadomienie na stronie swojego urzędu i przygotuj dokumenty zawczasu. Kiedy ogłoszenie się pojawi, na napisanie uzasadnienia i zebranie ofert bywa za mało czasu. Jak takie okno wygląda w praktyce — z konkretnymi datami jednego urzędu — pokazujemy niżej, w części o Krakowie. Planowane nabory zbieramy też w naszym przeglądzie naborów.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — urząd pracy, czyli kto naprawdę decyduje

Wniosek składa się w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby pracodawcy lub miejsca prowadzenia działalności — nie w urzędzie wybranym dowolnie i nie w wojewódzkim. Wojewódzkie urzędy pracy pełnią rolę informacyjną i prowadzą działania promocyjne, ale to powiat rozdziela środki i podpisuje umowę.

Ma to znaczenie przy firmach działających w kilku miejscowościach: decyduje siedziba albo miejsce prowadzenia działalności, a nie adres zamieszkania właściciela ani lokalizacja szkolenia. Fundacja Promocji Nowej Huty działa z Krakowa, ale KFS jest programem ogólnopolskim, więc przy wniosku pomagamy niezależnie od województwa. Świadomie nie publikujemy natomiast lokalnych „stron KFS” dla miast, w których nie mamy kontaktu z urzędem — takie zestawienia szybko się starzeją, a mylą wnioskodawcę.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — Kraków i Małopolska

W Krakowie wnioski przyjmuje Grodzki Urząd Pracy w Krakowie, a nie powiatowy urząd pracy — to częste źródło pomyłki przy wyszukiwaniu ogłoszeń. Nabór na 2026 rok urząd prowadził od 13 do 17 kwietnia 2026 roku, wyłącznie w formie elektronicznej, przez indywidualne konto na praca.gov.pl. Wniosek złożony przed lub po tym okresie nie był rozpatrywany.

Dwa praktyczne wnioski dla firm z Krakowa. Po pierwsze, okno naboru trwało pięć dni roboczych — dokumenty i uzasadnienie trzeba mieć gotowe przed ogłoszeniem, nie po nim. Po drugie, wniosek składa się przez konto na praca.gov.pl, więc jego założenie i podpis elektroniczny warto załatwić zawczasu. Firmy z pozostałych powiatów Małopolski składają wnioski w swoich powiatowych urzędach pracy, na warunkach z ich własnych ogłoszeń.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2025 — terminy i limity, które już nie obowiązują

Jeśli korzystasz z materiałów przygotowanych na poprzedni rok, sprawdź trzy rzeczy, które zmieniły się od 1 stycznia 2026 roku. Do końca 2025 roku dofinansowanie sięgało 100% kosztów dla mikroprzedsiębiorstw i 80% dla pozostałych pracodawców, przy limicie 300% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika — dziś jest to odpowiednio 90%, 70% i 200%. Samozatrudniony bez pracowników nie mógł wtedy wnioskować, a dziś może. Szkolenie mogła prowadzić instytucja z Rejestru Instytucji Szkoleniowych, który zamknięto z końcem 2025 roku — teraz wymagany jest wpis do BUR. Terminy naborów z 2025 roku nie mają żadnego przełożenia na obecne: każdy urząd ogłasza je od nowa co roku.

Podstawa prawna i źródła

Zasady opisane wyżej wynikają z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) — przepisy o KFS urzędy pracy wskazują w niej jako art. 125–133 — oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2025 poz. 1641). Wsparcie udzielane jest jako pomoc de minimis na podstawie rozporządzenia Komisji (UE) 2023/2831.

Starsze opracowania powołują się na art. 69a–69b ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jeśli w materiale, który czytasz, widzisz tę podstawę razem z limitem 300% przeciętnego wynagrodzenia i dofinansowaniem do 100% kosztów, to opis stanu przed 2026 rokiem.

• PUP — Krajowy Fundusz Szkoleniowy: ogłoszenia naborów w powiatowych urzędach pracy (Sądecki Urząd Pracy, KFS w roku 2026)
• PUP Żuromin — KFS 2026: kluczowe zmiany, priorytety i warunki dofinansowania
• PUP Dąbrowa Tarnowska — od stycznia 2026 r. Baza Usług Rozwojowych zastąpi Rejestr Instytucji Szkoleniowych
• Baza Usług Rozwojowych (PARP) — wyszukiwarka instytucji i usług
• MRPiPS — Krajowy Fundusz Szkoleniowy
• Grodzki Urząd Pracy w Krakowie — KFS 2026: najważniejsze informacje i termin naboru

Krajowy Fundusz Szkoleniowy w pytaniach i odpowiedziach

Co to jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

To wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne — czyli na dokształcanie osób już pracujących, a nie bezrobotnych. Środki rozdzielają powiatowe urzędy pracy w naborach ogłaszanych lokalnie, w ramach limitu przyznanego powiatowi na dany rok i zgodnie z priorytetami ustalonymi na ten rok.

Czy jednoosobowa działalność bez pracowników może dostać środki z KFS?

Od 1 stycznia 2026 roku tak — to najważniejsza zmiana w programie. Wcześniej KFS był zarezerwowany dla pracodawców zatrudniających co najmniej jednego pracownika, a samozatrudniony bez pracowników był z niego wyłączony. Po zmianie przepisów krąg uprawnionych obejmuje również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Zakres warunków do spełnienia określa ogłoszenie naboru danego urzędu.

Ile wynosi dofinansowanie z KFS w 2026 roku?

Do 90% kosztów kształcenia ustawicznego dla mikroprzedsiębiorstw i podmiotów niezatrudniających pracowników oraz do 70% dla pozostałych podmiotów, przy czym na jednego uczestnika nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. To są wartości po zmianie przepisów — opracowania opisujące dofinansowanie „do 100%” i limit „300% przeciętnego wynagrodzenia” dotyczą stanu przed 2026 rokiem. Kwotę w złotych podaje urząd w ogłoszeniu naboru, bo zależy od aktualnego przeciętnego wynagrodzenia.

Kiedy są nabory wniosków o KFS?

Nie ma jednego ogólnopolskiego terminu. Nabór organizuje starosta i ogłasza go na stronie urzędu, wskazując termin składania wniosków oraz priorytety obowiązujące w danym naborze. Terminy bywają krótkie, a środki kończą się przed końcem roku, dlatego jedyną wiarygodną odpowiedzią jest ogłoszenie Twojego urzędu pracy — nie zestawienie „terminów KFS” z zewnętrznego serwisu.

Jakie formy kształcenia finansuje KFS?

Poza samymi szkoleniami finansowane są studia podyplomowe, egzaminy potwierdzające nabycie umiejętności, uprawnień lub kwalifikacji, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy po jego zakończeniu oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z udziałem w kształceniu. Nie ma jednej urzędowej listy dopuszczonych tematów — o kwalifikowalności decyduje zgodność z priorytetami i ogłoszeniem naboru.

Czy szkolenie może przeprowadzić dowolna firma szkoleniowa?

Nie. Od 1 stycznia 2026 roku szkolenia finansowane z Funduszu Pracy, w tym ze środków KFS, mogą realizować wyłącznie instytucje wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) został zamknięty z końcem 2025 roku, a wpisy nie przeniosły się do BUR automatycznie. Przed podpisaniem umowy szkoleniowej sprawdź, czy wybrana instytucja ma aktualny wpis w BUR — inaczej urząd nie rozliczy wydatku.

Ile kosztuje pomoc Fundacji przy wniosku o KFS?

Wstępna ocena, czy Twoja sytuacja mieści się w priorytetach i w ogłoszeniu naboru, jest bezpłatna. Napisz na biuro@fundacjanh.org, podając liczbę zatrudnionych, planowany zakres szkolenia i powiat, w którym firma ma siedzibę. Jeśli w danym naborze nie ma szans, powiemy to od razu.

Powiązane strony

• KFS — dofinansowanie szkoleń i obsługa wniosku przez Fundację
• Szkolenia dla firm — oferta i dofinansowanie
• Dotacje dla firm — przegląd pozostałych programów